POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Política de tratamiento de la información personal es el documento exigido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 para comunicar a los titulares de datos personales las directrices y lineamientos bajo los cuales será tratada y protegida su información, asegurando el respeto de los principios y normas contenidas en la legislación vigente aplicable.
En cumplimiento del artículo 13 del decreto referido, esta política explica el tipo de información que LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. recolecta, almacena, usa, circula y suprime, las finalidades de su tratamiento y las pautas que serán aplicadas para garantizar el adecuado tratamiento de la información personal.
Lo invitamos a seguir leyendo para conocer las disposiciones y enterarse cómo puede ejercer los derechos que le asisten como titular de datos personales.
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL
LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. en calidad de responsable del tratamiento de información personal comunica al público sus datos de identificación y contacto:
Nombre o razón social: LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA.
Número de Identificación Tributaria: 860451294-3
Domicilio: BOGOTÁ, D.C.
Dirección: Calle 162 # 20 – 91
Correo Electrónico Responsable del Tratamiento: sistemas@libertadora.co
Correo Electrónico Representante Legal: gerenciaadministrativa@libertadora.co
Teléfono: (601) 533 8020
Sitio Web: www.libertadora.co
2. DEFINICIONES
Para la correcta interpretación de los lineamientos contenidos en la presente Política, a continuación, se definen los conceptos relacionados con el tratamiento de datos personales.
Apoderado o autorizado: Persona autorizada por el titular de datos personales para que efectúe cualquier tipo de trámite o solicitud ante LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., por cuenta de quien concede la autorización.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos personales que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para acceder a la información personal que repose en cualquier base de datos de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o conjuntamente con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
Reclamo: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. PRINCIPIOS
En LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., el tratamiento de datos personales se realiza siguiendo diversos principios que buscan proteger la privacidad e intimidad de los titulares, asegurando las condiciones de legalidad en el tratamiento, así como la confidencialidad, seguridad y reserva de la información personal. Estos principios, inspirados en la Ley 1581 de 2012 son:
Principio de libertad. La información personal de naturaleza semiprivada, privada y sensible sólo podrá ser tratada cuando medie autorización libre, previa y expresa de su titular salvo en los casos excepcionales contemplados en la ley. El consentimiento que el titular otorgue para la disposición de sus datos personales será debidamente informado respecto a su alcance, fines y derechos que le asisten. El suministro de datos personales sensibles será facultativo para su titular, pudiendo abstenerse de entregarlos cuando así lo desee.
Principio de necesidad. Los datos personales objeto de tratamiento serán aquellos que resulten necesarios, pertinentes y adecuados de acuerdo con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que hayan sido recabados. La información personal solicitada al Titular en ningún caso será excesiva o incoherente en relación con la destinación o uso que recibirá la misma al interior de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA.
Principio de finalidad. Los datos de carácter personal sometidos a tratamiento no podrán ser utilizados para finalidades incompatibles o contrarias con aquellas que el titular hubiere autorizado. No se considerará incompatible el tratamiento posterior que obedezca a fines históricos, estadísticos, contables o científicos.
Principio de veracidad. Los datos personales serán exactos y completos de forma que respondan con veracidad a la realidad actual de su titular. Cuando el titular proporcione directamente los datos personales, se presumirá de buena fe que los mismos son ciertos y veraces.
Principio de lealtad. El tratamiento de información personal se realizará de manera leal y lícita en concordancia con los principios y la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizando el libre ejercicio de los derechos de los titulares.
Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento se realiza por personas autorizadas por el Titular.
Principio de seguridad. La información objeto de tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de aquellos datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
4. TITULARES Y DATOS PERSONALES
La operación diaria de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. requiere conocer y tratar datos personales. Los titulares sobre los cuales tratamos información son:
• TRABAJADORES INACTIVOS
• CLIENTES
• CLIENTES POTENCIALES
• TRABAJADORES ACTIVOS
• TRABAJADORES INDEPENDIENTES
• PROVEEDORES
• VISITANTES
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. utiliza la información que suministran los titulares de datos personales para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
• Gestión Técnica y Administrativa – Administración de Sistemas de Información, gestión de claves, administración de usuarios, etc.:
o Administración de Sistemas de Información, gestión de claves, administración de usuarios, etc.
• Recursos humanos – Formación de personal:
o Capacitaciones
• Gestión Técnica y Administrativa – Desarrollo Operativo:
o Desarrollo Operativo
• Finalidades varias – Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR):
o Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)
• Finalidades varias – Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones:
o Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones
• Finalidades varias – Fidelización de clientes:
o Fidelización de clientes
• Gestión contable, fiscal y administrativa – Consultorías, auditorías, asesorías y servicios relacionados:
o Consultorías, auditorías
• Finalidades varias – Fines históricos, científicos o estadísticos:
o Consulta de datos históricos
o Fines históricos, científicos o estadísticos y de consulta
o Registro histórico de empleados
• Servicios de salud – Programas de promoción y prevención:
o Gestión Logística – Registro y control de Entrega y/o reposición de Dotaciones y EPP
• Recursos humanos – Gestión de nómina:
o Gestión de nómina
o Gestionar las actividades realizadas por los trabajadores vinculados a la organización a través de contrato laboral o contrato de prestación de servicios
• Recursos humanos – Gestión de personal:
o Promoción y selección de personal
• Recursos humanos – Gestión de trabajo temporal:
o Promoción y selección de personal
• Información de Empleados:
o Consulta de datos
o Información de empleados
• Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa:
o Gestión administrativa
• Recursos humanos – Promoción y gestión de empleo:
o Gestión de empleo
• Marketing:
o Comercialización de productos o servicios
• Finalidades varias – Gestión de estadísticas internas:
o Gestión de estadísticas
o Gestión de estadísticas internas
• Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes:
o Gestión de clientes
• Recursos humanos – Promoción y selección de personal:
o Promoción y selección de personal
• Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos:
o Gestión de cartera
o Gestión de cobros y pagos
• Finalidades varias – Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones.:
o Acciones disciplinarias
• Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación:
o Facturación
• Finalidades varias – Procedimientos administrativos:
o Elaboración de contratos
• Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores y contratistas:
o Gestión de proveedores y contratistas
o Registro y consulta para adquisición de bienes, servicios y/o procesos.
• Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión económica y contable:
o Gestión económica y contable
• Publicidad y prospección comercial – Análisis de perfiles:
o Datos de perfil sociodemográfico
• Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión:
o Encuestas de opinión
• Gestión contable, fiscal y administrativa – Históricos de relaciones:
o Históricos de relaciones
o Datos históricos
o Consulta de proveedores y contratistas
• Finalidades varias – Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales:
o Constante actualización de datos públicos de contacto
• Finalidades varias – Custodia y gestión de información y bases de datos:
o Almacenamiento de minutas de servicios
• Seguridad – Investigaciones privadas a personas:
o Estudios de seguridad, poligrafías y visitas domiciliarias
• Seguridad – Seguridad:
o Video vigilancia
o Programación de prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada
o Garantizar la seguridad de trabajadores y visitantes a las instalaciones
• Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios:
o Control de acceso
o Seguridad y control de acceso a edificios
• Servicios económico-financieros y seguros – Cumplimiento/incumplimiento de obligaciones financieras:
o Cumplimiento de obligaciones financieras
• Publicidad y prospección comercial – Prospección comercial:
o Prospección comercial
• Gestión contable, fiscal y administrativa -Requerimiento por organismo de control – Datos privados y/o sensibles:
• Información disponible para entes de control
o Gestión contable, fiscal y administrativa – Atención y seguimiento de Requerimientos de autoridad judicial o administrativa:
o Atención y seguimiento de Requerimientos de autoridad judicial o administrativa
• Publicidad y prospección comercial – Venta a distancia:
o Venta a distancia
• Publicidad y prospección comercial – Ofrecimiento productos y servicios:
o Ofrecimiento de productos y servicios
• Financiera:
o Financiera
• Recursos humanos – Control de horario:
o Control de asistencia del personal al puesto de trabajo
o Realizar seguimiento al cumplimiento del horario a trabajadores
6. DERECHOS DE LOS TITULARES.
Las personas cuya información personal es objeto de tratamiento por parte de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. ostentan la calidad de titulares, en virtud de la cual podrán ejercer los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para garantizar este derecho deberá acreditarse la identidad del titular o la calidad de legitimado, con el fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la información personal.
• Obtener copia de la autorización que hayan otorgado en calidad de titulares de los datos.
• Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA.
• Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.
• Solicitar la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida cuando mediante un proceso judicial o administrativo se determine que en el tratamiento de su información se vulneraron las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la presente Política que motiven nuevas consultas. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.
6.1 Restricciones a los Derechos del Titular
La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales no será procedente cuando el titular tenga una obligación legal o contractual que exija su permanencia en las bases de datos de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA.
No obstante, lo anterior, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.
7. CANALES DE ATENCIÓN DISPUESTOS AL TITULAR.
LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. en aras de garantizar el ejercicio de los derechos del titular, dispone de canales de atención por cada base de datos para la recepcionar las consultas y reclamos que formule el titular en relación con la protección de sus datos personales:
BASES DE DATOS
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ARCHIVO CENTRAL HISTÓRICO
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REGISTRO DE VISITANTES
-
CLIENTES POTENCIALES
-
PROGRAMACIÓN
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MONIPLUS / KRONOS
-
CLIENTES
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SOLICITANTES DE EMPLEO
-
GESTIÓN CONTABLE
-
ESTUDIOS DE SEGURIDAD Y POLIGRAFÍAS
-
PROVEEDORES
-
TALENTO HUMANO
-
VIDEO VIGILANCIA
-
TITULAR(es)
-
Trabajadores Activos
Trabajadores Inactivos -
Visitantes
-
Clientes potenciales
-
Trabajadores Activos
-
Clientes
-
Clientes
-
Solicitantes de empleo
-
Trabajadores Activos
-
Clientes
-
Proveedores
-
Trabajadores Activos "Clientes"
-
Trabajadores Activos
-
Proveedores
-
Trabajadores Activos
-
Trabajadores Inactivos
-
Trabajadores Independientes
-
Visitantes
-
Trabajadores Activos
-
Canales de atención
-
Sitio Web: www.libertadora.co
-
Correo Electrónico: sistemas@libertadora.co
-
Teléfono Fijo: (601) 533 80 20
-
Dirección Oficina:
Calle 162 # 20 – 91
Barrio: Las Orquídeas (Bogotá, D.C. - Colombia) -
Código postal: 110131
8. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR.
8.1 Legitimación para ejercer los derechos del titular.
La información personal sólo podrá ser entregada cuando la solicitud sea elevada por las siguientes personas:
• Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las personas autorizadas por el titular del dato.
• A las personas autorizadas por orden judicial o legal.
8.2 Contenido mínimo de la solicitud.
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo peticionado. Los requisitos de la solicitud son:
• Estar dirigida a LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA.
• Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
• Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo en relación con la protección de datos personales.
• Indicar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e-mail).
• Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos).
8.3 Procedimientos para la atención de consultas y reclamos.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales dispuestos para el efecto. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado la razón del aplazamiento y se señalará la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual en ningún caso superará a los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales de atención definidos. Si el reclamo no cumple con los requisitos establecidos en el acápite precedente o se encontrara incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el titular o interesado no hubiere corregido la solicitud o aportado la información correspondiente se entenderá abandonado el reclamo y se procederá al archivo definitivo del mismo.
En el caso contrario, cuando el requerimiento hubiese sido atendido por el titular en el término previsto, subsanando los defectos del reclamo y allegando la documentación necesaria, LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. emitirá la respuesta pertinente, pudiendo prorrogar el término en casos especiales con previa comunicación al interesado. Este nuevo plazo no será superior a ocho (8) días hábiles.
Cuando LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. determine que no es competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles explicando al peticionario los motivos por los cuales no se encuentra facultada para resolverlo.
8.4 Autorización a terceros.
Cuando el titular desee formular una consulta o solicitar la actualización y rectificación de sus datos personales por intermedio de un tercero, deberá remitir a LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., la debida autorización mediante la cual lo faculta para el ejercicio de sus derechos como titular. La presentación de la autorización constituye un requisito obligatorio para garantizar la reserva de la información frente a terceros no autorizados.
La autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:
• Identificación del titular que autoriza
• Copia de la cedula de ciudadanía del titular
• Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
• Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información.
• Carácter voluntario y libre de la autorización.
9. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.
Al interior de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. se ha definido un área para recepcionar, direccionar y dar respuesta a las consultas y reclamos que eleven los titulares. El área designada cuenta con administración de los canales de atención al titular definidos en capítulos anteriores, quien tendrá la responsabilidad de asegurar el respeto a los derechos de acceso, rectificación, actualización y cancelación de datos personales conforme a lo dispuesto en la Constitución y la Regulación General de Protección de Datos Personales. El área estará supervisando el funcionamiento de los canales de atención previamente definidos.