POLÍTICA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
(SARLAFT 2.0)
La política establecida por LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA en el marco del SARLAFT 2.0 (Circular Externa No. 20240000245 del 14 de febrero de 2024), se dirige a prevenir, detectar y reportar posibles eventos de riesgo frente a Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FP).
Las políticas definidas en este manual serán presentadas en manera conjunta por el Oficial del Cumplimiento y el Representante Legal ante la Junta de socios para su respectiva aprobación y son de aplicación obligatoria para todos los socios, administradores, empleados, proveedores, clientes, entre otros.
La empresa asignará los recursos técnicos, logísticos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT 2.0.
GENERALES.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA, dentro del marco legal vigente y siguiendo las directrices impartidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y demás entes de control, encausa sus esfuerzos para prevenir y controlar los riesgos de lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FP).
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., promueve y establece dentro de su organización, una cultura institucional contra el delito en sus órganos de administración y de control, administradores, asociados y en general en todos sus empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. establece los lineamientos, directrices e instrumentos necesarios para la vinculación y realización de operaciones con sus clientes y proveedores, y rechaza el establecimiento o la renovación de una relación contractual que no cumpla con los requisitos exigidos por la Ley y sus políticas o reglamentos internos.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., ejercerá la debida diligencia para la plena identificación de las personas naturales o jurídicas con quienes realice transacciones o actos de comercio.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. por intermedio del Oficial de Cumplimiento y con el apoyo y gestión de los líderes de los procesos de LA EMPRESA, evaluarán el riesgo de LA/FT/FP previo a la incursión de la organización en nuevos mercados o cuando ofrezca nuevos bienes o servicios. Dejará constancia escrita de los resultados obtenidos.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. prestará sus servicios sólo a los clientes que hayan cumplido con los procedimientos de vinculación o actualización de información, establecidos sobre prevención y control del riesgo de LA/FT/FP.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. se abstiene de negociar productos y/o servicios con proveedores que no hayan cumplido con los procedimientos de vinculación o actualización de información establecidos sobre prevención y control del riesgo de LA/FT/FP.
• Los empleados de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. que se relacionan directamente con los clientes y proveedores deben garantizar que se cumpla con los procedimientos establecidos para el SARLAFT 2.0; y a su vez, con que se suministre toda la información requerida en los Formularios de Conocimiento de Contrapartes y Declaración de origen de fondos y debida diligencia., según los productos y/o servicios de que se trate; asegurándose también de que se adjunten los documentos requeridos de acuerdo con los procedimientos.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., sólo establecerá relaciones comerciales y contractuales con personas naturales y/o jurídicas cuya identificación y reconocimiento sea consecuente con la presente política, de acuerdo con los procedimientos internos establecidos por LA EMPRESA.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. prohíbe la ejecución de transacciones de compra o venta de bienes o servicios mediante el pago o la recepción de monedas virtuales.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA, deberá hacer la debida diligencia en la selección y vinculación del personal.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA, exige a sus asociados, miembros de Junta de Socios, empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados, el cumplimiento de las normas en materia de administración del riesgo de LA/FT/FP, prevaleciendo éstas ante el logro de las metas comerciales o personales.
DE LEY.
• La Junta de Socios, los asociados y los empleados son conscientes de la naturaleza, objeto social y demás características particulares de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., como empresa de Vigilancia y Seguridad Privada.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., ha instruido a los miembros que integran los órganos de administración y control, al oficial de cumplimiento y a todos los funcionarios de la organización de verificar el cumplimiento de los reglamentos internos y de todas las disposiciones relacionadas con el SARLAFT 2.0.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., se abstiene de considerar como asociados a clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados, a los que no estén plenamente identificados y por este motivo, no celebrará operaciones.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., realizará procedimientos de Debida Diligencia Intensificada para la vinculación de contrapartes en los siguientes casos (i) cuando la calificación de riesgo de la contraparte sea “alta”, (ii) si es PEP; y (iii) Aquellas ubicadas en países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo, cuando el perfil o las funciones que desempeñan los aspirantes a vincular, puedan evidenciar, en mayor grado, la posibilidad de riesgo de LA/FT/FP
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., reitera la obligación de los miembros que integran los órganos de administración y control y de los funcionarios de colaborar con la administración de justicia, atendiendo de manera oportuna los requerimientos expresos de las autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha contra los delitos de LA/FT/FP, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 95 de la Constitución Política de Colombia y demás normatividad vigente.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., fija la política de que en caso de conflictos de intereses frente a evaluaciones LA/FT/FP, el o los trabajadores responsables, lo elevarán a un nivel de jerarquía superior, para que este decida. Igualmente, en el caso de vinculaciones de Personas Expuestas Políticamente (PEP´s).
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., confirma que los incumplimientos a las normas relacionadas con el SARLAFT 2.0, así como a los procedimientos establecidos, etc…, se encuentran incluidas en el régimen disciplinario establecido en el Reglamento Interno de Trabajo con faltas graves que sancionan estas conductas.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., bajo las directrices de la Junta de Socios y en coordinación con el Oficial de Cumplimiento y el representante legal, deberán impulsar al interior de LA EMPRESA la cultura de prevención y control del LA/FT/FP.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA, establece que todos los líderes de procesos que en sus actividades tengan riesgos de LA/FT/FP dentro de LA EMPRESA, deben informar sobre las señales de alerta, las operaciones inusuales y sospechosas que se detecten, utilizando los canales previamente establecidos en los procedimientos aprobados por la Junta de Socios.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., establece la obligación de consultar y verificar las listas vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional, previo a la vinculación de nuevas contrapartes y su actualización periódica como parte de sus procedimientos de monitoreo y seguimiento.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., incluirá dentro de sus procedimientos, los que se dirigen a la conservación de documentos en armonía con las disposiciones del tratamiento previsto en el Código de Comercio y otras normas específicas para la documentación empresarial relacionada con los temas de LA/FT/FP.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., deberá colaborar con las autoridades para proveer oportunamente toda la información que sea solicitada en el desarrollo de procesos de investigación judicial o administrativa sobre lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
ESPECIALES.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., solo realizará la expedición de constancias o referencias a aquellos clientes, proveedores, trabajadores y demás partes asociadas que las soliciten y sobre los cuales tenga pleno y adecuado conocimiento.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., analizará el origen de los bienes inmuebles, previo a su adquisición o arrendamiento, y realizará la debida diligencia para que este exenta de sospechas de LA/FT/FP.
• Si LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. adquiere divisas o efectúa transacciones en divisas con ocasión de la realización de sus actividades, únicamente lo hará mediante intermediarios financieros legalmente constituidos y vigilados por las autoridades competentes.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., aplicará los procedimientos y controles que establezca la ley para las transacciones que se realicen en efectivo.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., se abstiene de recibir pagos en especie como contraprestación a los servicios contratados; o cuyo valor sea de difícil cuantificación o estén prohibidos por la ley.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., se abstiene de realizar operaciones con entidades financieras que no estén constituidas legalmente o que no cuenten con la autorización de la autoridad competente.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. se abstiene de realizar operaciones de comercio con empresas cuyas sedes administrativas o sucursales estén ubicadas en países, jurisdicciones, dominios, estados asociados o territorios que carezcan de políticas adecuadas para controlar y prevenir el riesgo de LA/FT/FP; en especial aquellos identificados como paraísos fiscales por las autoridades colombianas o internacionales competentes.
TRANSPARENCIA.
• La Junta de Socios garantizará que LA EMPRESA cuente con las herramientas suficientes para identificar, medir, controlar, monitorear y reportar, tanto las causas como los factores de riesgo, las consecuencias y los riesgos asociados a LA/FT/FP
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA, guardará reserva de la información reportada a las autoridades competentes; así como, la información utilizada para el análisis de operaciones inusuales y/o sospechosas; según lo establecido en el Manual de SARLAFT 2.0, previamente aprobado por la Junta de Socios.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. monitoreará todas las operaciones, negocios y contratos que posean características que las califiquen como inusuales; según el procedimiento establecido en el Manual SARLAFT 2.0, previamente aprobado por la Junta de Socios. Estas operaciones o eventos son controlados, documentados y reportados en los formatos existentes para este propósito.
• Los reportes de operaciones sospechosas (ROS) se harán de acuerdo con lo estipulado en la ley o actos administrativos aplicables.
OBLIGACIONES.
• Los socios, empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y los terceros vinculados con la empresa deberán comprometerse con LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., para dar estricto cumplimiento y aplicación al Código de Ética y Conducta, al Manual de SARLAFT y a las políticas internas relacionadas con LA/FT/FP.
• Todos los empleados, socios, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y los terceros vinculados se deben comprometer con LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA a participar en los programas de capacitación sobre la prevención y control del riesgo de LA/FT/FP; los cuales se realizarán periódicamente bajo las directrices de la Junta de Socios y en coordinación con el Oficial de Cumplimiento.
• Los socios y empleados de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA se comprometen a guardar absoluta confidencialidad respecto a la información que se elabore y distribuya con relación a la prevención y control del riesgo de LA/FT/FP, salvo requerimiento de las autoridades competentes.
• Todos los empleados de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., deberán informar de inmediato, por los medios establecidos en el Manual SARLAFT 2.0, sobre las señales de alerta, las operaciones inusuales, intentadas y sospechosas que sean de su conocimiento, con ocasión de su cargo o función.
DE CUIDADO.
• Los aspirantes a ser clientes o proveedores de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., investigados por lavado de activos, financiación del terrorismo o la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva; o incluidos en las listas restrictivas no serán tenidos en cuenta para realizar negocios o actos jurídicos de ninguna especie. Para los clientes y proveedores actuales que sean investigados por lavado de activos o financiación del terrorismo; y estén vinculados con contratos de tracto sucesivo (renovación automática); no se les renovará el contrato para el siguiente período. En todos los casos, los clientes y proveedores que figuren en las listas restrictivas serán incluidos en los reportes efectuados por LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., ante las autoridades competentes.
• Para los socios o posibles inversionistas incluidos en listas restrictivas, el Oficial de Cumplimiento realizará el análisis e informará por escrito de esta situación a la Junta de Socios, quien tomará la decisión correspondiente.
• LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., prohíbe la adquisición de bienes procedentes de actividades de contrabando; por lo cual, sus empleados cumplirán los procedimientos y directrices definidos en el Manual SARLAFT 2.0; y en el evento de identificarse alguna de estas actividades, ellos deberán informarlo a través de los canales establecidos en el citado manual, para que se elabore y envíe el Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) a la UIAF.
• En LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA., está prohibido adquirir, resguardar, invertir, transportar, transformar, almacenar, conservar, custodiar o administrar bienes que provengan de actividades ilícitas ejecutadas con ocasión de la prestación de servicios autorizados por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
MEJORA CONTINUA.
LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA, establece dentro de sus prioridades, la mejora continua de su Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva “SARLAFT 2.0”, adoptando las nuevas directrices normativas y actualizándose permanentemente en las mejoras prácticas en cuanto a metodologías de gestión del riesgo.