POLÍTICA DEL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
(PTEE)
La política establecida por LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. en el marco del PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL – PTEE, se dirige a «cero tolerancia» con la corrupción en cualquiera de sus formas, así como también, de cualquier otra conducta ilegal como el soborno y actividades de relacionadas con el fraude. Adicionalmente, se definen los procedimientos de diseño, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación que se traducen en una regla de conducta que orienta la actuación de empleados, colaboradores, asociados, administradores y partes interesadas.
Política de no Tolerancia a la Corrupción, Soborno y Fraude.
Teniendo en cuenta los valores corporativos de la Compañía, se han establecido una serie de comportamientos en el «Manual de Ética y Conducta» que deben ser practicados por cada uno de los empleados y demás contrapartes, con el fin de no verse involucrados en actos de corrupción, soborno o fraude; si no, que deben ser el reflejo de una actuación ética, transparente y legal.
Por lo anterior, dentro de la negociación de contratos públicos o privados no deben presentarse comportamientos que puedan ser catalogados como actos de corrupción, soborno o fraude, como dadivas, coimas, mordidas, pagos de facilitación, comisiones excesivas a intermediarios, donaciones, valores agregados, regalos, viajes y entretenimiento.
Ningún colaborador debe conceder a una tercera persona, información privilegiada que le permita obtener o mantener un contrato con un trato preferente, ni favoritismo por dicho tercero. Tampoco se deben estructurar los procesos de compra, de tal manera, que beneficie a un proveedor especifico.
LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA está comprometida en desarrollar todas sus operaciones dando cumplimiento a las leyes aplicables y con altos principios éticos, por lo cual, todos los empleados darán cumplimiento al Código de Ética y Conducta y al Reglamento Interno de Trabajo.
La Compañía promueve una cultura de prevención en el relacionamiento con sus contrapartes a través de la capacitación de todos los empleados en las políticas, procedimientos y controles establecidos.
Los socios y la Alta Dirección se comprometen a llevar a la práctica la 0 tolerancia a la Corrupción, Soborno y Fraude CO/SO/F en todas las actividades y operaciones de la empresa y exigirá de todos los empleados, los mismos valores contra estos delitos.
Se prohíbe a todo colaborador de la Compañía conceder a terceros o recibir de ellos, ya sea directa o indirectamente y por cualquier medio, ventajas indebidas de cualquier índole encaminadas a obtener o mantener una adjudicación de un contrato o cualquier transacción comercial o un trato a favor.
La Compañía no establecerá relaciones comerciales con contrapartes que registren una sentencia condenatoria en firme por actividades delictivas relacionadas con Corrupción, Soborno y Fraude CO/SO/F; y para el caso de contrapartes que presenten esta situación en las actualizaciones periódicas, se procederá a terminar la relación comercial.
La Compañía mantiene un entorno de transparencia y cuenta con canales adecuados para favorecer la comunicación de asuntos relacionados con posibles situaciones de Corrupción, Soborno y Fraude CO/SO/F; por lo tanto, los empleados tienen la obligación de reportar cualquier hecho o acto de corrupción dentro de la empresa que lleguen a conocer y colaborar con el Oficial de Cumplimiento en la investigación que se realice.
La Compañía ha implementado y socializado, los canales éticos para que los empleados, clientes, proveedores y demás contrapartes puedan denunciar de forma confidencial y anónima conductas relacionadas con Corrupción, Soborno y Fraude CO/SO/F. Cada denuncia se tratará de forma oportuna, objetiva y sin generar represalias para el denunciante.
La Compañía prohíbe las siguientes conductas en su relación con las contrapartes: (i) El soborno de funcionarios públicos nacionales; (ii) el soborno de funcionarios públicos extranjeros y funcionarios de organizaciones públicas internacionales; (iii) el soborno entre empresas privadas; (iv) la malversación de fondos en el sector privado; (v) el tráfico de influencias; (vi) el abuso de funciones y (vii) el enriquecimiento ilícito.
La Empresa tiene un régimen disciplinario establecido en el Reglamento Interno de Trabajo con faltas graves que sancionan conductas relacionadas con la Corrupción, Soborno y Fraude CO/SO/F de sus trabajadores.
Política de Conflictos de Interés.
El objetivo de esta política es establecer los lineamientos para identificar, declarar, prevenir y gestionar los conflictos de interés, garantizando que las decisiones y actuaciones de la empresa y de todos sus trabajadores y representantes se realicen con transparencia, imparcialidad y apego a la ley y a las normas internas de la empresa.
Se entiende por conflicto de interés toda situación en la cual los intereses personales, familiares, económicos o profesionales de una persona puedan influir, o parecer influir, en el ejercicio objetivo, independiente y transparente de sus funciones o decisiones dentro de la empresa.
Toda persona sujeta a esta política deberá:
• Declarar de manera oportuna cualquier conflicto de interés.
• Abstenerse de participar en decisiones, procesos o actividades donde exista conflicto de interés.
• Informar la situación al superior jerárquico o al Oficial de Cumplimiento, según corresponda.
Una vez declarado el conflicto:
• La empresa evaluará la situación.
• Definirá las medidas de mitigación necesarias (abstención, reasignación de funciones, controles adicionales u otras).
• Dejará registro documentado de la decisión adoptada.
Está prohibido:
• Obtener beneficios personales indebidos.
• Favorecer a terceros con quienes exista vínculo personal o económico.
• Omitir la declaración de un conflicto de interés.
• Utilizar información privilegiada para beneficio propio o de terceros.
LIBERTADORA DE SEGURIDAD valora y promueve la incorporación de familiares de nuestros colaboradores como parte de la cultura organizacional. No obstante, para manejar adecuadamente el conflicto de interés, todo empleado debe cumplir con las obligaciones incorporadas en la política.
Política de Lobby o Cabildeo.
• Toda interacción con autoridades deberá realizarse exclusivamente para fines legítimos, relacionados con la actividad legal de la empresa.
• Las actividades de lobby o cabildeo solo podrán ser realizadas por personas previamente autorizadas por la Junta de Socios o la Alta Dirección.
• Se deberá actuar con respeto institucional, sin ofrecer, prometer o aceptar beneficios indebidos, dádivas, regalos o ventajas de cualquier naturaleza.
• Quedan prohibidos los pagos de facilitación, comisiones ilegales o cualquier práctica que pueda interpretarse como soborno o tráfico de influencias.
Política en Materia de Contratación.
• En la empresa está prohibido ofrecer a los clientes precios por debajo de las tarifas mínimas establecidas anualmente por las Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
• Para otros servicios de Seguridad, cuya tarifa no es objeto de regulación por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, Libertadora de Seguridad Ltda., evitará fijar precios irrisorios que no correspondan a los reales o de mercado, dado que esto podría propiciar una posición ventajosa en el mercado para desplazar otros oferentes y generar competencia desleal.
• Está prohibido prometer valores agregados o servicios sin costo, para influir en la decisión de compra de los clientes.
• En el caso de participación en procesos de contratación pública y/o privada (Licitaciones, concursos, subastas, invitaciones, contrataciones directas, etc.), evitar establecer, concertar o coordinar precios o condiciones con otros oferentes para influir en desarrollo o los resultados del proceso de contratación.
• En el proceso de compra, se debe asegurar la selección de proveedores en función de las ofertas competitivas asegurando que todos cumplan las condiciones establecidas y sean evaluados en condiciones justas, equitativas y sin favoritismos.
• La empresa tiene el compromiso de comunicar clara y abiertamente los requisitos de productos y/o servicios para asegurar procesos de compras eficientes; así como de proteger la información confidencial de nuestros proveedores y/o contratistas.
• Está prohibido seleccionar proveedores y/o contratistas en función de intereses personales.
• No se deben imponer a los proveedores y/o contratistas condiciones especiales que representen una posición abusiva o dominante respecto a la negociación realizada.
• Está prohibido mantener relaciones comerciales con proveedores y/o contratistas que insistan en no cumplir con los requisitos y/o expectativas que tenga Libertadora de Seguridad Ltda. frente a los productos o servicios requeridos o frente al incumplimiento de requisitos legales y/o reglamentarios.
• No está permitido mantener relaciones comerciales con proveedores y/o contratistas que no respeten las políticas y principios éticos, en especial lo concerniente a Derechos Humanos y buenas prácticas empresariales; así como, los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con la normatividad legal colombiana.
Política de Regulación de Financiación o Donación a Campañas Políticas.
• Únicamente la Junta de Socios puede tomar la decisión de realizar aportes a la financiación de campañas políticas, una vez se realicen los procedimientos de «Debida Diligencia Intensificada» para prevenir los delitos de corrupción, soborno, fraude CO/SO/F, lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas destrucción masiva LA/FT/FP.
• No podrán hacerse donaciones a partidos, movimientos u organizaciones políticas, que tengan antecedentes en listas restrictivas de LA/FT/FP o CO/SO/F.
• Dichas donaciones serán con el fin de realizar una participación democrática y en ningún caso para la «compra de favores».
• El giro del dinero se debe realizar directamente a la cuenta de la organización política y en ningún caso a personas naturales, aunque actúen como representantes de la organización o gerentes de campaña.
Política de Donaciones o Contribuciones.
• Únicamente la Junta de Socios puede tomar la decisión de realizar donaciones o contribuciones, una vez se realicen los procedimientos de Debida Diligencia para prevenir los delitos de corrupción, soborno, fraude CO/SO/F, lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas destrucción masiva LA/FT/FP.
• Se debe verificar que dichas donaciones no vayan en contravía de la política de conflicto de interés y que se lleguen a realizar a personas o empresas que tengan alguna relación con proveedores o clientes de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA.
Política de gastos para regalos, viajes y entretenimiento aplicable a clientes y proveedores.
• La Junta de Socios o el Representante Legal de la compañía son los únicos autorizados o que pueden autorizar a cualquier empleado de LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA. para dar un regalo o una invitación a un cliente o proveedor, teniendo en cuenta que dicha acción no influya en la decisión de la asignación de un negocio.
• Frente a la recepción de regalos por parte de los proveedores, sólo se autorizan promocionales de bajo valor (bolígrafos, cuadernos, etc.). En caso de artículos que superen estas características deben ser informados al Representante Legal, quien tomara la decisión sobre la asignación. En ningún caso la entrega de estos regalos debe influenciar la asignación de un contrato.
• Queda prohibido entregar/recibir dinero en efectivo o por transferencia electrónica de cualquier tipo.
Política de los Canales de Denuncia y Protección al Denunciante.
• Los canales Éticos de comunicación con la empresa estarán disponibles a empleados, clientes, proveedores y demás partes interesadas con el fin de denunciar delitos de corrupción, soborno, fraude CO/SO/F, lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas destrucción masiva LA/FT/FP. Se permitirán hacer denuncias de carácter anónimo, si así lo prefiere el denunciante, siempre y cuando se remitan todas las pruebas para determinar la acción, el presunto delito cometido y establecer la forma a través de la cual se hará la respectiva gestión de la denuncia.
• El denunciante puede identificarse o puede realizar la denuncia de forma anónima. La identidad del denunciante y la información proporcionada se tratarán bajo reserva absoluta.
• Queda estrictamente prohibido cualquier acto de retaliación (despido, acoso, degradación de funciones, discriminación o amenazas), contra quien denuncie de buena fe.
Política de Mejora Continua.
LIBERTADORA DE SEGURIDAD LTDA, establece dentro de sus prioridades, la mejora continua de su Programa de Transparencia y Ética Empresarial, adoptando las nuevas directrices normativas y actualizándose permanentemente en las mejoras prácticas en cuanto a metodologías de gestión del riesgo.